Esta simple frase parece sencilla, pero no lo es. Toda persona o empresa que haya emprendido algún tipo de proyecto sabe lo difícil que resulta hacerle un seguimiento detallado a un proyecto, más aún si el proyecto depende de muchas contribuciones de diferentes personas, más aún si no están todas en el mismo sitio físico, y más aún si este mismo equipo de trabajo tiene a su cargo varios proyectos en curso.

Todo líder de proyecto, necesita lo que los grandes gurús de la gestión de proyectos llaman: Visibilidad. Necesita saber el estado real del proyecto en cada momento, que actividades van según los tiempos, cuales van retrasadas y los porqués de estos retrasos; Todo líder de proyecto necesita saber cuándo entran y cuándo salen cada uno de sus colaboradores, necesita mantener un canal constante de comunicación con ellos, y también necesita darle visibilidad acerca del proyecto a sus colaboradores.

Para tener visibilidad en todos los niveles del proyecto y por parte de todos los colaboradores del mismo, al gestionar un proyecto se debe hacer un constante seguimiento, el cual, según los expertos puede realizarse utilizando las siguientes herramientas:

• Reuniones: Reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso de su trabajo.
• Revisiones: Revisiones de los productos o servicios elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los avances sean reales y los productos o servicios tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados.
• Reportes: Reportes individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia especificada (por ejemplo: semanal o diaria)
• Software de Administración: Reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna herramienta de planeación y administración de proyectos.

Y esta última herramienta es sumamente importante para mejorar la visibilidad, gestión y productividad del proyecto, ya que aparte de mostrar de una manera clara el estado real de cada actividad, también centraliza toda la información pertinente del proyecto, es decir: documentos, informes, e-mails, programación de reuniones, etc. Y por si fuera poco, también permite integrar todo esto con dispositivos móviles para que lleves la administración de tus proyectos a todo lugar y puedas gestionar en tiempo real.

En la Parte 2 de este post, les presentaremos una herramienta de administración de proyectos que realmente vale la pena conocer. En un post pasado, mencionábamos que Microsoft Project era de lejos la más difundida y usada herramienta de gestión de proyectos, pero que habían otras que poníamos a su consideración entre ellas: Basecamp, Team Box, Doolphy, etc. Les hablaremos entonces de Team Box que por sus funcionalidades, interfaz, usabilidad, integración y costos creemos que les puede ser útil. Luego hablaremos de las demás.

¿Qué debería de incluir un informe de estado del proyecto?

Para obtener visibilidad, todo líder de proyecto, necesita información confiable para poder centralizarla, procesarla y delegar las funciones pertinentes. Según la teoría, un buen informe de estado de proyecto debería tener los siguientes ítems:

• Progreso. ¿Ya terminamos lo planeado? ¿cuánto no falta? ¿cuánto se ha retrasado y porqué?
• Alcance. ¿Se identificó lo que se requiere hacer? ¿ha pedido cambios el cliente? ¿se han negociado los cambios? ¿el cliente va a pagar los cambios? ¿cuánto ha cambiado el alcance original?
• Tiempos. ¿Cuál es el retraso del proyecto en tiempo y porcentaje?
• Costos. ¿Cuánto se ha gastado? ¿cuánto se debería de haber gastado? ¿cuánto se va a gastar?
• Rentabilidad. ¿estamos ganando lo que queríamos? ¿estamos perdiendo?
• Riesgos. ¿Cuáles son los principales riesgos? ¿qué vamos a hacer para eliminarlos?
• Problemas. ¿Cuáles son las situaciones problemáticas actuales? ¿Qué se está haciendo para resolverlas?
• Calidad. ¿Se está obteniendo el producto que el cliente quiere y necesita?
• Recursos Humanos. ¿Tenemos a la gente adecuada? ¿Tenemos lo necesario para trabajar?

Teniendo Visibilidad y haciéndole seguimiento a tus proyectos ya tienes muy buena parte del camino recorrido en el éxito de los mismos, ya lo que sigue es que tomes las decisiones adecuadas con toda esta información.

Fuente: Google. Preparación y Evaluación de Proyectos, MC Graw Hill.