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Resumen: Tal como lo indicamos en la Parte 1 de este post, hoy les presentaremos un gestor de proyectos llamado Teambox , que es una herramienta en linea de gestión de proyectos para todo tipo de empresas y personas, y colaboración para grupos.

Contexto y Problemática:

Da lo mismo que seas el gerente de una empresa, el líder de un proyecto o parte de él, un profesional independiente, miembro de una asociación o un emprendedor. Lo cierto es que estos roles y muchos otros, a diario gestionan de diversas maneras los proyectos en los cuales están involucrados: tienen reuniones de planeación, hacen actas, se envían documentos por correo, coordinan y responden preguntas por chat, teléfono o Skype, hacen un calendario en Excel, Outlook o Project y lo envían por correo, tienen reuniones de seguimiento, revisan el estado del proyecto y toman decisiones respecto a lo planeado, y claro, el líder del proyecto está siempre haciendo seguimiento y coordinando que todo se haga en el menor tiempo posible y con calidad.

Esto está muy bien, solo que en el día a día pasa lo siguiente: todos los miembros que participan en el proyecto generan información que queda guardada en sus respectivos equipos y que deben enviar constantemente al líder del proyecto para que la centralice y actualice, y que decida cómo y qué debe compartir con los demás miembros del proyecto. También pasa que todas esas discusiones que se hacen por chat, teléfono o Skype no quedan registradas en la ejecución del proyecto. También pasa que a no ser que haya una reunión de seguimiento, los miembros del proyecto no tienen una idea clara del estado del proyecto, los tiempos del mismo y sus respectivas tareas, y por supuesto, pasan muchas cosas más por no contar con una herramienta de gestión de proyectos de tipo colaborativo.

Solución: Apoyarnos en una herramienta de gestión de proyectos.

Y cabe hacer énfasis en la necesidad de generar una cultura alrededor de la herramienta, sea cual sea, pero que los miembros del proyecto la apropien y usen en realidad, porque de nada sirve una herramienta de gestión de proyectos si los miembros continúan generando y compartiendo información por fuera de ella, no se lograran los objetivos de gestión, visión, colaboración y construcción de conocimiento alrededor de un proyecto.

La Herramienta: Teambox

Ya hemos hablado de las bondades de contar con un gestor de proyectos. En el día de hoy, les presentamos una herramienta que cree en que la gestión de proyectos debe ser fácil y agradable. Estamos hablando de Teambox, un gestor de proyectos en línea y en español que permite un estilo de colaboración que realmente funciona, y que dado sus costos es asequible tanto a PYMES como a personas independientes.

¿Qué puedo hacer con Teambox?

• • Centralizar toda la información que se genera en un proyecto.
  • Acceder desde cualquier PC o Smarthphone.
  • Administrar múltiples proyectos al tiempo.
  • Asignar personas y tareas a proyectos específicos.
  • Visualizar cronogramas en forma de Calendario o Diagrama de Gantt.
  • Programar puntos de control.
  • Enviar mensajes a uno o varios miembros.
  • Generar foros de discusión estilo Wiki.
  • Subir y compartir archivos por proyecto.
  • Tener una visión general y detallada de cada proyecto.

Lo diferente de esta aplicación, es que la colaboración entre los miembros del equipo de trabajo es por medio de una interfaz que se asemeja a Twitter, la cual provee información en tiempo real.

Teambox es una herramienta simple y sencilla. Hace lo que tiene que hacer sin complicados procesos de instalación y/o configuración. De hecho no hay que instalar nada, el proceso de empezar un proyecto nuevo toma menos de un minuto, momento a partir del cual se puede empezar a agregar información.

Una vez que se cuenta con una base sobre la cual trabajar, existe la opción de agregar a más personas por medio de una invitación personalizada que se manda por e-mail. Los mensajes se muestran en una línea de tiempo global, y es posible crear nuevos mensajes dirigidos a todos los miembros del proyecto. Estos mensajes siempre están en contexto: se colocan en una tarea, un proyecto o en una conversación. Es posible colaborar desde el email, haciéndolo más sencillo para grupos.

¿Cuánto cuesta Teambox?

Existen 5 planes de vinculación. Se puede iniciar con una cuenta gratuita que no expira y que permite gestionar unos pocos proyectos, y que además cuenta con funcionalidades que puedes encontrar en las versiones pagas. La filosofía de Teambox no es recortar funciones en la versión gratuita, sino más bien ofrecer una cuenta Premium para quien necesite más capacidad.

Sus planes pagos inician en U.S $12. Aquí pueden ver todos los planes.

¿Cómo es la interfaz de Teambox?

Consideramos que más útil que ponerles muchas fotos aquí, es más útil que lo vean funcionar tal cual es, y por eso compartimos este video, el cual está en ingles, pero que permite hacerse una idea de cómo se ve y lo que podemos hacer en la herramienta.

Es claro entonces que Teambox es una opción que vale la pena tener en cuenta dentro de la oferta de gestores de proyectos, para darle solución a la mayoría de necesidades que a la hora de gestionar un proyecto se tienen y que analizábamos al inicio de este post. Esperamos que haya sido de su agrado este análisis y esperamos también que nos cuenten si conocen de otras herramientas o que comenten y compartan al respecto.

Fuente: Teambox, Google,

Esta simple frase parece sencilla, pero no lo es. Toda persona o empresa que haya emprendido algún tipo de proyecto sabe lo difícil que resulta hacerle un seguimiento detallado a un proyecto, más aún si el proyecto depende de muchas contribuciones de diferentes personas, más aún si no están todas en el mismo sitio físico, y más aún si este mismo equipo de trabajo tiene a su cargo varios proyectos en curso.

Todo líder de proyecto, necesita lo que los grandes gurús de la gestión de proyectos llaman: Visibilidad. Necesita saber el estado real del proyecto en cada momento, que actividades van según los tiempos, cuales van retrasadas y los porqués de estos retrasos; Todo líder de proyecto necesita saber cuándo entran y cuándo salen cada uno de sus colaboradores, necesita mantener un canal constante de comunicación con ellos, y también necesita darle visibilidad acerca del proyecto a sus colaboradores.

Para tener visibilidad en todos los niveles del proyecto y por parte de todos los colaboradores del mismo, al gestionar un proyecto se debe hacer un constante seguimiento, el cual, según los expertos puede realizarse utilizando las siguientes herramientas:

• Reuniones: Reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso de su trabajo.
• Revisiones: Revisiones de los productos o servicios elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los avances sean reales y los productos o servicios tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados.
• Reportes: Reportes individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia especificada (por ejemplo: semanal o diaria)
• Software de Administración: Reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna herramienta de planeación y administración de proyectos.

Y esta última herramienta es sumamente importante para mejorar la visibilidad, gestión y productividad del proyecto, ya que aparte de mostrar de una manera clara el estado real de cada actividad, también centraliza toda la información pertinente del proyecto, es decir: documentos, informes, e-mails, programación de reuniones, etc. Y por si fuera poco, también permite integrar todo esto con dispositivos móviles para que lleves la administración de tus proyectos a todo lugar y puedas gestionar en tiempo real.

En la Parte 2 de este post, les presentaremos una herramienta de administración de proyectos que realmente vale la pena conocer. En un post pasado, mencionábamos que Microsoft Project era de lejos la más difundida y usada herramienta de gestión de proyectos, pero que habían otras que poníamos a su consideración entre ellas: Basecamp, Team Box, Doolphy, etc. Les hablaremos entonces de Team Box que por sus funcionalidades, interfaz, usabilidad, integración y costos creemos que les puede ser útil. Luego hablaremos de las demás.

¿Qué debería de incluir un informe de estado del proyecto?

Para obtener visibilidad, todo líder de proyecto, necesita información confiable para poder centralizarla, procesarla y delegar las funciones pertinentes. Según la teoría, un buen informe de estado de proyecto debería tener los siguientes ítems:

• Progreso. ¿Ya terminamos lo planeado? ¿cuánto no falta? ¿cuánto se ha retrasado y porqué?
• Alcance. ¿Se identificó lo que se requiere hacer? ¿ha pedido cambios el cliente? ¿se han negociado los cambios? ¿el cliente va a pagar los cambios? ¿cuánto ha cambiado el alcance original?
• Tiempos. ¿Cuál es el retraso del proyecto en tiempo y porcentaje?
• Costos. ¿Cuánto se ha gastado? ¿cuánto se debería de haber gastado? ¿cuánto se va a gastar?
• Rentabilidad. ¿estamos ganando lo que queríamos? ¿estamos perdiendo?
• Riesgos. ¿Cuáles son los principales riesgos? ¿qué vamos a hacer para eliminarlos?
• Problemas. ¿Cuáles son las situaciones problemáticas actuales? ¿Qué se está haciendo para resolverlas?
• Calidad. ¿Se está obteniendo el producto que el cliente quiere y necesita?
• Recursos Humanos. ¿Tenemos a la gente adecuada? ¿Tenemos lo necesario para trabajar?

Teniendo Visibilidad y haciéndole seguimiento a tus proyectos ya tienes muy buena parte del camino recorrido en el éxito de los mismos, ya lo que sigue es que tomes las decisiones adecuadas con toda esta información.

Fuente: Google. Preparación y Evaluación de Proyectos, MC Graw Hill.

Magento es tal vez uno de los más reconocidos programas para crear tiendas en línea que hay. Su empresa podría contar con una herramienta de alto desempeño para ingresar en el mundo del comercio electrónico.  Lo único es que Magento es una herramienta, tan completa, que es difícil de manejar si no se tiene experiencia, ya que está desarrollado, principalmente, para empresas medianas y grandes.

Es por ello que queremos compartir con nuestra audiencia algunos seminarios de la página oficial de Magento, en línea, donde se explica cómo utilizar este software de comercio electrónico.

Estamos en la búsqueda de los seminarios en español, por ahora se los compartimos en ingles

El próximo webinar o seminario en línea será el martes 10 de Agosto a partir de las 11 AM (hora Bogotá)

Cronograma Seminarios

¿Qué podemos gestionar un proyecto utilizando Excel y el correo electrónico? Claro que podemos. Hoy simplemente queremos invitarle a considerar una opción diferente para la gestión de proyectos en su PYME. En Internet, se pueden encontrar muchos gestores de proyectos tanto pagos, como bajo la modalidad de software libre. En este post tenemos como objetivo hacer una breve introducción al tema, haciendo un enfoque desde la estrategia  y listando algunas de las aplicaciones o herramientas más usadas para la gestión de proyectos.

Dada la etapa que estamos atravesando todas las empresas, nos encontramos con la necesidad de trabajar más duro, más rápido, en varios proyectos a la vez y con la necesidad de optimizar todos nuestros costes para alcanzar la mayor rentabilidad posible. En este paradigma, la mejor práctica es saber organizar todos nuestros recursos para maximizar las funciones y el tiempo destinado de cada trabajador, pero esto no siempre es tan sencillo. Cuando una empresa abarca varios proyectos a la vez y posee bajo su dirección un equipo multidisciplinario, que no siempre está ubicado en la misma zona geográfica, no es sencillo compartir y comunicar toda la información de la que disponemos. Además, los medios más utilizados (email, teléfono, reuniones, etc.) no siempre son los más productivos.

Utilidades de un Gestor de Proyectos en Línea:

• Intercambiar archivos, comunicarte, gestionar todas las acciones y la información referente a proyectos como por ejemplo asignar tareas, imputar horas, costes, ver la evolución y viabilidad de tus proyectos, mantener una agenda organizada entre todos los usuario, etc
• Saber la situación actual de todos sus proyectos, la actividad de sus trabajadores y planificaciones futuras, ahorrando tiempo en comunicación vía email, llamadas, etc. y aportando una visión de conjunto.
• Optimizar tus proyectos sabiendo el coste real de los mismos y reconociendo su rentabilidad real sin que sea demasiado tarde para realizar cambios operativos.

Claro está, las herramientas nos ayudan a gestionar y a poder ejecutar las diferentes metodologías que utilicemos para la administración de nuestros proyectos, pero la metodología la elige cada quién acorde a sus necesidades.

Los invitamos entonces dar un paso más allá en la gestión de sus proyectos, a administrar las iniciativas de su PYME con herramientas de clase mundial, apropiando e incorporando años de conocimiento acumulado en la ejecución de proyectos, bien sea utilizando quizás la más difundida herramienta a nivel mundial Microsoft Project o explorando una de las siguientes posibilidades que les presentamos a continuación.

Gestores de Proyectos en Línea o SAS

Se les llama en línea precisamente porque todo lo que se necesita para acceder a ellos es un navegador, a diferencia de los que necesitan instalarse en un equipo como es el caso del potente gestor de proyectos Microsoft Project. Elegir una u otra modalidad depende de las características de la empresa, pero es claro que las aplicaciones en línea tienden a ser mucho más asequibles.

A continuación presentamos aplicaciones en inglés y en español, la mayoría tienen versiones gratuitas con funcionalidades limitadas y tienen planes de suscripción mensual o anual que realmente se adaptan a los presupuestos de las Pymes.

• Gantter: Es algo así como un Microsoft Project en Línea. No cuenta con toda la potencia de Microsoft Project, pero cumple muchas de sus funciones.
• Basecamp: Sin duda, es el líder de las herramientas de trabajo colaborativo. Basecamp es utilizada en miles de empresas alrededor del mundo y tiene una eficacia increible a la hora de gestionar proyectos en forma colaborativa. En basecamp nos ofrecen diferentes planes para el trabajo con proyectos y cada uno de ellos se adapta al tamaño de una empresa. Por ejemplo tenemos el precio más básico a 24 dólares x Mes, aquí se pueden llegar a gestionar hasta 15 proyectos y se puede asignar un número ilimitado de participantes o colaboradores, además se cuenta con la posibilidad de alojar hasta 3GB de información. A parte del precio básico, que seria el idóneo para pequeñas empresas, tienen planes que van aumentando de precio y de capacidades ofrecidas. Siendo el plan más alto el de 149 dólares x Mes y permite manejar un número ilimitado de proyectos.
• Doolphy: Esta solución basada en la web es una herramienta para gestionar proyectos y tareas en línea de manera colaborativa, cuenta con una versión gratuita que permite manejar un proyecto a la vez y con un número ilimitado de usuarios. La versión gratuita cumple con su cometido y es ideal para proyectos sencillos, esta dirigida a pequeñas empresas o grupos de trabajo que no necesitan mayores características y funciones. Los planes de pago de Doolphy amplían el número de proyectos en los que se puede trabajar simultáneamente y es una opción si hemos quedado conformes con lo ofrecido por la versión gratuita.
• Project HQ: Project HQ es una aplicación open source que permite gestionar proyectos en forma colaborativa, sus principales funciones son: gestión de puntos de referencia (hitos o milestones del proyecto), tareas, listas de tareas, sistema de seguimiento y hasta una wiki. Vale también mencionar que la aplicación toma como base y referentes a Basecamp y activeCollab, de allí que guarde un gran parecido con ambas.
• Collabtive: Es un software de gestión de proyectos totalmente open source. Está basado en PHP y funciona prácticamente desde cualquier navegador web. Sus funciones son muchas y permiten planificar, organizar y coordinar todo tipo de proyectos de una manera fácil, automatizada y colaborativa.
• Teambox: En español y gratutita. Dentro de Teambox encontraremos 4 diferentes módulos de trabajo: Mensajes, Tareas, Páginas y Chat. A ellas también debemos agregar la sección de Personas, desde donde se pueden agregar a los miembros del equipo, bastara con agregar su nombre y correo electrónico para que sean invitados a participar en la plataforma de Teambox.

Cabe aclarar que existen muchas otras aplicaciones que iremos presentando, por el momento quisimos presentarles estas acorde a nuestra investigación como las más usadas y con mejor retroalimentación en los diferentes foros, blogs y sitios especializados de gestión empresarial. En próximos posts ampliaremos detalles de cada una de ellas, luego de haberlas probado por nuestra propia cuenta.

Fuentes: Google, Herramientas para Pymes, Aplicaciones Empresariales.

Ya han pasado algunos días sin escribir nada relacionado con CRM, ERP, Sistemas de Gestión para Pymes en Colombia y Latinoamérica, y durante este tiempo nos escribieron algunas personas, preguntandonos un par de cosas con respecto al Post que hicimos sobre Salesforce.com. En ese Post hablamos de que Salesforce era un CRM de clase mundial al alcance de las Pymes,  mostrabamos algunas generalidades, invitabamos a explorar su sitio web en español y al final dabamos los precios de lista de las licencias.

Las preguntas que nos hicieron fueron relacionadas con los costos de implementación de la herramienta, y esto es algo que pasamos por alto y que agradecemos nos preguntasen, porque toda herramienta de gestión trae consigo costos de implementación, que muchas veces resultan ser más costosos que las mismas licencias. Algunos de los costos más relevantes en un proceso de implementación podrían ser los siguientes:

• Hadware necesario para que la herramienta pueda ejecutarse.
• Costos de consultoría y capacitación por parte de la empresa que provee la herramienta.
• Costos de actulizaciones y mantenimiento de la herramienta.
• Costos del tiempo del personal interno dedicado a la implementación del sistema.
• Costos del tiempo del personal interno dedicado al aprendizaje y apropiación de la herramienta.
• Transición de la cultura de la organización.

Cada de herramienta tendrá valores distintos para estos items, en el caso de Salesforce, queremos contarle que tenemos una respuesta estimada para los componentes técnicos del costo, ya que los componentes administrativos son tema que corresponden a cada empresa valorar y cuantificar acorde a sus realidades.

En Colombia, hay una empresa (Avanxo) ubicada en Bogotá, que está certificada en soportar todo el tema de la implementación para las Pymes que lo requieran, porque parte de la promesa de valor que tiene Salesforce.com es que la herramienta es intuitiva y no se requieren grandes conocimientos para su implementación y personalización. Pero si su Pyme quisiera tener algo muy personalizado, con características que se adecuaran a su negocio, esta empresa en Bogotá le puede ayudar, esta empresa fué la que ayudó en el 2008 a que más de 100 Pymes exportadoras de Colombia implementaran Salesforce, entonces pueden contactarla para ampliar más información y preguntar acerca de sus costos de soporte.

Actualmente en la empresa en la cual trabajo estamos implementando Salesforce, somos 10 personas y tenemos los siguientes costos:

• 1 Licencia Enterprise: 1.500 dólares x año & 1 Licencia Profesional: 780 dólares x año.
• Costo de Implementación con un externo:  Alrededor de 800 dólares, sin importar número de licencias tomadas y número de personas a capacitar.
• El costo de actualización y  mantenimiento de la herramienta está incluido en los costos de las licencias.
• No necesitamos inversiones en hadware adicionales para correr la herramienta.

Les recordamos que esto es para ejemplificar y que los costos dependeran de la particularidad de cada empresa, pueden ser más, pueden ser menos.

CRM SALESFORCE.COM

BENEFICIOS PARA EL ÁREA DE VENTAS:

• Centraliza toda la información de prospectos de ventas, contactos y clientes en una sola base de datos fácilmente accesible.
• Mejora el control, seguimiento y visibilidad de los prospectos, contactos y clientes.
• Captura y distribuye automáticamente prospectos de ventas desde su página Web.
• Obtiene mayor control, seguimiento y visibilidad del proceso de ventas y genera pronósticos automáticos por vendedor, departamento, productos, territorios, o divisiones.
• Genera reportes personalizados instantáneos para tener mayor visibilidad y análisis de la efectividad del vendedor, origen de los prospectos, estatus y resultados de las oportunidades de ventas.

BENEFICIOS PARA EL ÁREA MERCADEO:

• Promueve la colaboración entre mercadeo y ventas en el seguimiento de prospectos.
• Permite al departamento de mercadeo enfocar sus esfuerzos y presupuesto en actividades que brindan un alto retorno de inversión.
• Mide la cantidad de prospectos, oportunidades de negocio y Ventas generadas por cada campaña de mercadeo.
• Acelera el proceso de planeación, ejecución y seguimiento de las campañas de mercadeo.
• Ejecuta campañas de correo electrónico masivo personalizado con imágenes en HTML y mide sus resultados.

BENEFICIOS PARA EL ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE:

• Canaliza casos de atención a clientes de manera automática al especialista indicado.
• Brinda control, visibilidad y seguimiento del estatus de los casos y asuntos importantes de los clientes para asegurar una respuesta oportuna y satisfactoria.
• Mide el nivel de satisfacción de los clientes.
• Crea una base de conocimiento técnico y organizacional para compartir con todo el personal de la empresa para resolver rápidamente y con efectividad los problemas de los clientes.