Resumen: Tal como lo indicamos en la Parte 1 de este post, hoy les presentaremos un gestor de proyectos llamado Teambox , que es una herramienta en linea de gestión de proyectos para todo tipo de empresas y personas, y colaboración para grupos.
Contexto y Problemática:
Da lo mismo que seas el gerente de una empresa, el líder de un proyecto o parte de él, un profesional independiente, miembro de una asociación o un emprendedor. Lo cierto es que estos roles y muchos otros, a diario gestionan de diversas maneras los proyectos en los cuales están involucrados: tienen reuniones de planeación, hacen actas, se envían documentos por correo, coordinan y responden preguntas por chat, teléfono o Skype, hacen un calendario en Excel, Outlook o Project y lo envían por correo, tienen reuniones de seguimiento, revisan el estado del proyecto y toman decisiones respecto a lo planeado, y claro, el líder del proyecto está siempre haciendo seguimiento y coordinando que todo se haga en el menor tiempo posible y con calidad.
Esto está muy bien, solo que en el día a día pasa lo siguiente: todos los miembros que participan en el proyecto generan información que queda guardada en sus respectivos equipos y que deben enviar constantemente al líder del proyecto para que la centralice y actualice, y que decida cómo y qué debe compartir con los demás miembros del proyecto. También pasa que todas esas discusiones que se hacen por chat, teléfono o Skype no quedan registradas en la ejecución del proyecto. También pasa que a no ser que haya una reunión de seguimiento, los miembros del proyecto no tienen una idea clara del estado del proyecto, los tiempos del mismo y sus respectivas tareas, y por supuesto, pasan muchas cosas más por no contar con una herramienta de gestión de proyectos de tipo colaborativo.
Solución: Apoyarnos en una herramienta de gestión de proyectos.
Y cabe hacer énfasis en la necesidad de generar una cultura alrededor de la herramienta, sea cual sea, pero que los miembros del proyecto la apropien y usen en realidad, porque de nada sirve una herramienta de gestión de proyectos si los miembros continúan generando y compartiendo información por fuera de ella, no se lograran los objetivos de gestión, visión, colaboración y construcción de conocimiento alrededor de un proyecto.
La Herramienta: Teambox
Ya hemos hablado de las bondades de contar con un gestor de proyectos. En el día de hoy, les presentamos una herramienta que cree en que la gestión de proyectos debe ser fácil y agradable. Estamos hablando de Teambox, un gestor de proyectos en línea y en español que permite un estilo de colaboración que realmente funciona, y que dado sus costos es asequible tanto a PYMES como a personas independientes.
¿Qué puedo hacer con Teambox?
- Centralizar toda la información que se genera en un proyecto.
- Acceder desde cualquier PC o Smarthphone.
- Administrar múltiples proyectos al tiempo.
- Asignar personas y tareas a proyectos específicos.
- Visualizar cronogramas en forma de Calendario o Diagrama de Gantt.
- Programar puntos de control.
- Enviar mensajes a uno o varios miembros.
- Generar foros de discusión estilo Wiki.
- Subir y compartir archivos por proyecto.
- Tener una visión general y detallada de cada proyecto.
Lo diferente de esta aplicación, es que la colaboración entre los miembros del equipo de trabajo es por medio de una interfaz que se asemeja a Twitter, la cual provee información en tiempo real.
Teambox es una herramienta simple y sencilla. Hace lo que tiene que hacer sin complicados procesos de instalación y/o configuración. De hecho no hay que instalar nada, el proceso de empezar un proyecto nuevo toma menos de un minuto, momento a partir del cual se puede empezar a agregar información.
Una vez que se cuenta con una base sobre la cual trabajar, existe la opción de agregar a más personas por medio de una invitación personalizada que se manda por e-mail. Los mensajes se muestran en una línea de tiempo global, y es posible crear nuevos mensajes dirigidos a todos los miembros del proyecto. Estos mensajes siempre están en contexto: se colocan en una tarea, un proyecto o en una conversación. Es posible colaborar desde el email, haciéndolo más sencillo para grupos.
¿Cuánto cuesta Teambox?
Existen 5 planes de vinculación. Se puede iniciar con una cuenta gratuita que no expira y que permite gestionar unos pocos proyectos, y que además cuenta con funcionalidades que puedes encontrar en las versiones pagas. La filosofía de Teambox no es recortar funciones en la versión gratuita, sino más bien ofrecer una cuenta Premium para quien necesite más capacidad.
Sus planes pagos inician en U.S $12. Aquí pueden ver todos los planes.
¿Cómo es la interfaz de Teambox?
Consideramos que más útil que ponerles muchas fotos aquí, es más útil que lo vean funcionar tal cual es, y por eso compartimos este video, el cual está en ingles, pero que permite hacerse una idea de cómo se ve y lo que podemos hacer en la herramienta.
Es claro entonces que Teambox es una opción que vale la pena tener en cuenta dentro de la oferta de gestores de proyectos, para darle solución a la mayoría de necesidades que a la hora de gestionar un proyecto se tienen y que analizábamos al inicio de este post. Esperamos que haya sido de su agrado este análisis y esperamos también que nos cuenten si conocen de otras herramientas o que comenten y compartan al respecto.
Fuente: Teambox, Google,
